Les désaccords peuvent surgir pour diverses raisons, qu'il s'agisse de problèmes de paiement de loyer, de mésententes sur l'entretien de la propriété ou de différends concernant les conditions du bail.
Gérer ces situations de manière efficace et professionnelle est essentiel pour maintenir une relation harmonieuse et protéger vos intérêts en tant que propriétaire.
Un bail clair peut tout changer!
Un bail clair, détaillé et bien rédigé peut contribuer à prévenir de nombreux malentendus. Assurez-vous que toutes les conditions sont clairement stipulées dans le contrat, y compris les obligations en matière de paiement de loyer, d'entretien et de respect des règles de la propriété ou de la copropriété. La plupart des propriétaires utilisent un bail modèle, mais il ne faut pas oublier qu’il est possible d’ajouter des éléments à celui-ci, propre au produit immobilier.
Saviez-vous qu’un courtier immobilier peut vous aider à préparer un bail qui correspond en tout point à vos besoins? Il peut également vous accompagner dans tout le processus, notamment en affichant votre produit locatif sur les différentes plateformes, en se chargeant des visites, etc.
Points essentiels à inclure dans le bail
Montant du loyer et date de paiement : Précisez clairement le montant du loyer, les modalités de paiement (virement bancaire, chèque, etc.), et la date limite de paiement chaque mois.
Règles de la propriété : Définissez des règles claires concernant l'utilisation des espaces communs, le bruit, les animaux de compagnie, la peinture, la fumée ainsi que toute autre considération importante.
Entretien de la propriété : Délimitez les responsabilités en matière d'entretien pour éviter toute confusion. Surtout s’il s’agit d’une maison. Par exemple :
- Qui s’occupera de la taille des haies chaque année?
- Qui fermera la piscine en automne?
- Le déneigement est aux frais du locataire ou du propriétaire ?
- Les factures d’électricité sont à la charge de qui?
Connaissez les limites légales : Avant de faire signer à vos locataires des règlements qui sortent des sentiers battus, informez-vous à savoir s’ils sont légaux.
Signature de la feuille de règlements : Faites signer la feuille de règlements au locataire afin de confirmer qu’il en a pris connaissance, surtout dans le cas d’un immeuble de copropriété où les amendes sont fréquentes en cas de bris de règlements.
Communiquer ouvertement et rapidement
Une communication ouverte et proactive est essentielle pour désamorcer les conflits avant qu'ils ne dégénèrent. Si un problème survient, abordez-le rapidement avec votre locataire. Écoutez ses préoccupations et cherchez à comprendre son point de vue. Parfois, un simple malentendu peut être résolu par une conversation franche.
Conseils pour une communication efficace :
- Soyez disponible : Fournissez à vos locataires un moyen de vous contacter facilement et répondez rapidement à leurs demandes ou préoccupations.
- Documentez les échanges : Conservez une trace écrite des communications importantes, que ce soit par courriel, lettre ou message texte. Cela peut être utile si le conflit s'aggrave.
- Restez professionnel : Même si la situation devient tendue, maintenez un ton respectueux et professionnel dans vos échanges.
La médiation à la rescousse!
Lorsque la communication directe ne suffit pas à résoudre un conflit, la médiation, mais aussi la conciliation, peut être une option efficace. La médiation, un service notamment proposé par le Tribunal administratif du logement (TAL), est un processus où un tiers neutre aide les deux parties à parvenir à un accord. Les avantages :
- Faire des économies : La médiation permet souvent d'éviter les procédures judiciaires, qui peuvent être longues et coûteuses.
- Trouver un terrain d’entente : Un médiateur ou une médiatrice aide à clarifier les malentendus et à trouver des solutions acceptables pour les deux parties.
- Maintenir la relation : Résoudre les conflits par la médiation peut aider à préserver une relation respectueuse et coopérative avec votre locataire.
Connaître les règles et les lois
En tant que propriétaire, il est crucial de bien connaître les lois qui régissent la location de propriétés. Le TAL est l'organisme qui régule les relations entre locataires et propriétaires. Comprendre vos droits et responsabilités vous aidera à gérer les conflits de manière légale et efficace.
Autres règles à connaître
- Dépôt de garantie : Au Québec, les dépôts de garantie sont illégaux.
- Augmentation de loyer : Les augmentations de loyer doivent être raisonnables et conformes aux taux recommandés par le TAL. Les locataires peuvent contester une augmentation qu'ils jugent excessive.
- Expulsion : Les procédures d'expulsion sont strictement réglementées et doivent être effectuées par l'intermédiaire du TAL. Il est illégal d’expulser un locataire sans suivre les procédures appropriées.
Recourir aux services du Tribunal administratif du logement
Si les tentatives de résolution des conflits échouent, vous devrez peut-être porter l'affaire devant le TAL. Cette instance traite les différends entre locataires et propriétaires, qu'il s'agisse de loyers impayés, de non-respect des clauses du bail ou de conditions de logement inadéquates. Processus à suivre :
- Déposer une demande : Assurez-vous de fournir tous les documents pertinents, y compris le bail, les communications avec le locataire ainsi que toute preuve de non-respect du contrat.
- Assister à l'audience : Une fois la demande déposée, une audience sera fixée. Les deux parties auront l'occasion de présenter leur version des faits et le TAL rendra une décision.
- Respecter la décision : Les décisions du TAL sont exécutoires. Si le tribunal statue en votre faveur, vous pouvez utiliser les voies légales pour récupérer les loyers impayés ou procéder à l’expulsion, si nécessaire.
Gérer les conflits avec vos locataires demande assurément de l’ouverture, de la patience, de la communication et une bonne connaissance des lois locales.